Wat doen wij met uw privacy-gegevens?

Privacyverklaring

Een hele brok wettelijke verplichtingen… Hierna een poging om ze in mensentaal samen te vatten.

1. Algemene omschrijving

PPW vzw streeft ernaar om de toepasselijke wetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation) zo strikt mogelijk na te leven.

Dit betekent dat de club onderstaande richtlijnen volgt:

  • ze verwerkt uw persoonlijke gegevens uitsluitend met een bepaald doel
  • ze verwerkt alleen die gegevens die strikt noodzakelijk zijn om haar werking te garanderen
  • je moet uitdrukkelijk akkoord gaan om uw persoonlijke gegevens te verwerken
  • de club treft passende technische en organisatorische maatregelen opdat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • de club speelt geen persoonlijke gegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is om de vooropgestelde doelstellingen uit te voeren. Een voorbeeld: de kampleiding moet met een sportkampdeelnemer naar de spoedafdeling van een ziekenhuis. Daarvoor heeft de club het rijksregisternummer van de deelnemer nodig en moeten we weten welke medicatie een deelnemer neemt.

PPW vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Heb je na het lezen van deze pagina, vragen over onze manier van werken, of wil met ons contact opnemen, dan kan dat via mail: info at turnkring-ppw dot be (mail zelf samenstellen aub).

2. Waarom heeft PPW vzw uw persoonlijke gegevens nodig?

PPW vzw verwerkt uw persoonlijke gegevens:

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen en wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van PPW vzw;
  • om nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen te verzenden;
  • om toelagen van, en financiering door de overheid te verkrijgen;
  • om de verzekeringstechnische administratie bij ongevallen op te volgen;
  • om het vrijwilligerswerk bij evenementen op te volgen;
  • om deel te nemen aan nationale en internationale wedstrijden, stages en sportkampen.

3. Welke gegevens verwerkt PPW vzw?

Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonlijke gegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.

Identificatiegegevens van het aangesloten clublid:

  • naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender en rijksregisternummer;

Identificatiegegevens van de ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers:

  • naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;

Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid of ziekenfonds:

  • attest van leefloon of attest van verhoogde tegemoetkoming

Persoonlijke kenmerken:

  • (Sporttechnische) diploma’s

4. Wie verwerkt de gegevens nog?

De gegevens worden verwerkt bijkomend verwerkt door:

  • GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw,
  • onze verzekeringsmaatschappij Ethias

5. Krijgen derde partijen uw gegevens?

PPW vzw kan uw gegevens doorspelen aan derden indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden. Derde partijen zijn:

  • onze verzekeringsmaatschappij Ethias voor de verwerking van uw ongevalsdossier;
  • de lokale overheid voor onze toelage-aanvragen;
  • medische instanties bij een ongeval of doktersbezoek;

PPW vzw geeft geen gegevens door aan derden tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, bijvoorbeeld bij een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

PPW vzw verstrekt geen gegevens aan partijen buiten de EU.

6. Wat voor minderjarigen?

PPW vzw verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Omdat je je kind aansluit bij PPW vzw, geef je als ouder of wettelijk vertegenwoordiger de formele toestemming aan de club (en bij uitbreiding aan Gymanstiek Vlaanderen en Ethias) om je persoonlijke gegevens te verwerken.

7. Hoelang bewaart PPW vzw uw gegevens?

PPW vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, en niet langer dan wettelijk vereist is.

PPW vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

8. Hoe beveiligt PPW vzw uw gegevens?

PPW vzw treft volgende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens PPW vzw kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
  • PPW vzw hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor raadpleging van deze gegevens.
  • Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij technische incidenten.
  • De getroffen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
  • De medewerkers van PPW vzw zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Welke rechten heb je?

  • U heeft het recht om de persoonsgegevens die PPW vzw heeft ontvangen, in te zien, te laten aanpassen of te laten wissen. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.
  • Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de federatie of een van haar medewerkers.
  • U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. PPW vzw kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan zo’n verzoek.

10. Wat doet u als u een klacht heeft?

  • Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan raden we u aan om onmiddellijk contact op te nemen met PPW vzw.
  • U kan steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

11. Kan deze privacyverklaring wijzigen?

  • ja, PPW vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 31/01/2020.